Dla jakich firm zewnętrznych świadczących usługi należy sporządzić umowy powierzenia danych ?

Administrator zlecający czynności podmiotowi zewnętrznemu, zobowiązany jest sporządzić stosowną dokumentację, w tym egzekwować od podmiotu przetwarzającego środki bezpieczeństwa powierzonych danych osobowych. Podmiot przetwarzający może w szczególności w imieniu administratora realizować obsługę kadrową i płacową pracowników (biuro rachunkowe), przechowywać dane (zewnętrzne archiwum lub hosting danych), wysyłać korespondencję (program pocztowy), ubezpieczać pracowników (ubezpieczyciel), zlecać wymogi BHP (firma z branży BHP), zlecać badania lekarskie (zakład opieki zdrowotnej), itd. W praktyce są to czynności, które administrator danych mógłby z powodzeniem realizować samodzielnie, jednakże ze względu na przykład na koszty, wymagania techniczne lub ryzyko dla ochrony danych decyduje się skorzystać z usług zewnętrznego profesjonalisty.